Der Erstkontakt am Telefon ist gut gelaufen: Dein Kunde möchte einen Präsentationstermin oder ein Follow-up-Telefonat. Damit er dich, den Termin und dein Angebot auch auf dem Schirm behält, musst du dir einen festen Platz in seinem Kalender sichern: durch einen cleveren Kalendereintrag. Keine verschobenen oder geplatzte Termine mehr! Hier erfährst du in 11 einfachen Schritten, wie du deinen Kunden zu einem Termin über einen Kalender einlädst und so deinen Vertriebserfolg steigerst.

Schritt 1: Commitment einholen

Ein gut erstellter Termin zeigt deinen Respekt. Um sicherzustellen, dass dein Kunde bzw. Gesprächspartner deine Einladung annimmt und zum vereinbarten Zeitpunkt auch wirklich erscheint oder telefonisch erreichbar ist, solltest du noch vor dem Versenden deiner Einladung sein Einverständnis einholen. Frage ihn am Ende eures Telefonats: “Herr Kunde, damit wir beide unsere Verabredung ‘auf dem Schirm behalten’ erstelle ich uns einen Kalendereintrag. Spricht da was gegen?”. Schließlich geht es auch um seine Zeit.

Übrigens: Wenn er sein Einverständnis gegeben hat, darf deine Termineinladung gerne auch Push-Charakter haben. Gerade in der Kaltakquise hilfst du deinem Kunden damit, indem du den Inhalt, den Nutzen und das Ziel des Gespräches vor dem eigentlichen Termin noch einmal zusammenfasst und verbindlich ankündigst.

Ich verwende den Google-Calendar. Ähnliche Funktionen gibts es in den gängigen Kalender-Programmen wie Microsoft Outlook, Thunderbird oder Apple-Kalender.

 

Schritt 2: Den richtigen Betreff für die Termineinladung wählen

Der Titel deines Termineintrages sollte die wichtigsten Informationen für deinen Kunden enthalten. Hierzu empfehle ich, den Blickwinkel des potenziellen Kunden einzunehmen. Was soll er sehen, wenn deine Termineinladung in seinem Kalender erscheint? Vor allem, wenn zwischen der Einladung und dem eigentlichen Termin ein längerer Zeitraum liegt, sollte der Betreff deutlich machen, worum es geht. Hierzu meine Formel, die sich bereits in tausenden Termineinladungen bewährt hat:

Formel: “ACTION – CONTENT – COMPANY/CLIENT”

 

ACTION

Beginne den Titel deiner Einladung mit der Art des Termins. Damit wissen deine Gäste sofort, ob sie nur zum Hörer greifen, einen Konferenzraum buchen oder eventuell weitere Kollegen zu dem Termin einladen müssen. Wenn es sich um einen verabredeten Anruf handelt, nutze ich gerne “Call”, “Tel” oder “Anruf”. Auch “Abstimmung” funktioniert sehr gut. Wenn mehr als zwei Personen an dem Telefonat teilnehmen, kannst du auch “Telko” (für Telefonkonferenz) verwenden. Auch „Next Step“ oder „Nächste Schritte“ sind schon ein guter Action-Aufhänger.

Bei Präsenzterminen haben sich die folgenden Begriffe bewährt: “Vorstellung”, “Meeting”, “Präsentation”, “Besprechung” oder “Workshop”.

Je nach Beziehung zum Kunden kannst du auch Emojis im Betreff deiner Einladung verwenden. Natürlich ganz gezielt und bewusst eingesetzt, denn nicht jeder mag bunte Symbole in der Kommunikation.  

https://emojikopieren.de/

 

CONTENT

In diesem Abschnitt gehst du auf den eigentlichen Inhalt, also das Produkt oder die Dienstleistung, gepaart mit der Termin-Absicht ein. Bei Produkten kannst du den Namen mit deiner Tätigkeit kombinieren: “Einsatz Drucksystem ABC”, “Aufbau CNC-Fräse XY”. Bei Dienstleistungen ist es ideal, wenn du diese umschreibst, z.B. “Portfolio-Erweiterung”, “Performance-Steigerung” oder “Lieferkosten-Senkung”.

Aber auch angebots- oder vertragsbezogene Termine, also Verhandlungen, kannst du im Titel bereits ansprechen: “Rücksprache Angebot”, “Besprechung nächste Schritte”, “Klärung AGB”.

 

COMPANY/CLIENT

Mache es deinen Terminteilnehmern leicht und füge schon im Betreff deiner Einladung sowohl den Kundennamen als auch deinen (Firmen-)Namen ein. Das hat drei Vorteile. 1. Dein Kunde weiß sofort, mit wem der Termin stattfindet. 2. Dein Kunde sieht seinen Namen schon neben deinem Namen, so dass eine erste gedankliche Verknüpfung entsteht. 3. Deine Kollegen, mit denen dein Kalender möglicherweise geteilt ist, können schnell erkennen, mit wem du einen Termin vereinbart hast.

Beispiele

Kalender-Titel mit der “ACTION – CONTENT – COMPANY/CLIENT”-Formel:

• Call zum Einsatz [Produkt-Name] für [Kundenname] mit [Ihr Name/Firma]
• Besprechung von [Angebot XZY] für [Kundenname] mit [Ihr Name/Firma]

 

Schritt 3: Lege Uhrzeit, Dauer und Datum für deinen Kundentermin fest

Klar ist: Datum, Uhrzeit und die Dauer deines Termins musst du im Vorfeld mit deinem Kunden abstimmen. Am einfachsten geht das per Telefon. Wenn du den Kunden sowieso schon an der Strippe hast und er sein Commitment zu einem Treffen gegeben hat, kannst du direkt alles mit ihm klären.

Wenn es nicht gerade ein Kaffee-Maschinen-Termin sein soll, nimm dir ausreichend Zeit für den Besuch bei deinem Kunden. Hierfür kannst du ruhig mehrere Stunden einplanen, vor allem, wenn es um eine komplexe Materie mit zu erwartenden Rückfragen oder ersten Umsetzungsüberlegungen geht. Wichtig bei der Dauer eines Termins ist, deinem Kunden zu vermitteln, dass du dir gerne die Zeit nimmst, dich mit ihm zu treffen.

Bei Telefonterminen gilt das Gleiche: Die Dauer ist an den Inhalt anzupassen. Follow-up-Gespräche sind meist kurz angesetzt, können aber bei Interesse deines Kunden auch schon mal länger dauern.

TIPP: Halte dir, wenn möglich, nach einem Follow-up-Telefonat mindestens 15 oder 30 Minuten frei. So kommst du nicht in Zeitnot, falls es doch mal länger dauert oder hast danach ausreichend Zeit für die Dokumentation des Gesprächs.

 

Schritt 4: Wo findet dein Termin statt? Lege den Ort genau fest

In das Feld “Ort” nur die Adresse aus dem Impressum deines Kunden einzutragen, wäre grob fahrlässig. Kläre im Vorfeld genau, wo der Termin stattfindet. Oftmals und gerade bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten gibt es verschiedene Adressen. Wenn du alles abgestimmt hast, trägst du die richtige Adresse hier ein und kannst auch noch Informationen wie “Am Empfang melden” oder “[Ansprechpartner] unter [Mobilnummer] anrufen” hinzufügen.

Auch für einen Telefontermin kannst du das Ort-Feld hervorragend nutzen. Informiere deinen Ansprechpartner, auf welcher Telefonnummer du ihn anrufen wirst.

 

Beispiel für die Nutzung des Ort-Feldes für Telefontermine:

1. “Gerne rufe ich Sie an unter [Mobilnummer]”
2. Telko-Raum [Telefonnummer], PIN [1234], [Videokonferenz-Tool]

 

Schritt 5: Eine Videokonferenz hinzufügen

In meinem Beispiel hier verwende ich den Google-Kalender. Google hat eine eigene Videokonferenzlösung namens Google Meet (ehem. Google Hangout). Jeder erstellte Termin, der mindestens einen Gast hat, erhält automatisch einen Videokonferenz-Link. Das kann sehr praktisch sein, wenn du eine Konferenz durchführen willst. Übrigens müssen deine Gäste keinen eigenen Google-Account haben, um teilnehmen zu können.

Für eine Telefonkonferenz mit Video-Übertragung ist eine zusätzliche Präsentationsmöglichkeit zum Anzeigen von PowerPoint-Slides oder einem Dokument, an dem gemeinsam gearbeitet werden soll (einem Vertrag oder ähnlichem), sehr nützlich. Gute Alternativen zu Google sind zum Beispiel Microsoft Skype,Cisco Webex, Goto Meeting, Join.me und Teamviewer. Die meisten dieser Videokonferenz-Tools können Links erzeugen, die du in deinen Beschreibungstext einfügen kannst.

Für eine Telefonkonferenz ohne Video-Übertragung gibt es auch Anbieter auf dem Markt, wenn die Telefonanlage deines Unternehmens keine Konferenzschaltungen erzeugen kann. Auch aktuelle Smartphones haben die Funktion, mehrere Anrufer zu einer Konferenz zusammenzubringen. Wichtig ist nur, all deine Teilnehmer zu informieren, dass es eine Konferenznummer gibt. Doppelt hält besser. Ich empfehle dir zum Einen, wie in Schritt 4 und Schritt 6 beschrieben, die Konferenz-Telefonnummer entsprechend anzugeben.    

Für einen Präsenztermin ist eine zusätzliche Videokonferenz meist nicht sinnvoll. Um deine Gäste bei einem Präsenzmeeting nicht zu verwirren, deaktiviere den Bereich, falls er automatisch generiert wird.

 

Schritt 6: Erinnerungs-Benachrichtigungen für Termine verwenden

In den verschiedenen Online-Kalendern gibt es verschiedene Möglichkeiten, Terminerinnerungen zu nutzen. In meinem Beispiel, dem Google-Calendar, kannst du beliebig viele Benachrichtigungen einstellen und sogar angeben, ob es eine Pop-up-Meldung oder eine E-Mail-Benachrichtigung sein soll.

Gerade bei Follow-up-Telefonterminen ist die Benachrichtigungs-Funktion des Kalenders sehr hilfreich. So kannst du deinen Gesprächsteilnehmer an eure Verabredung erinnern und ihm frühzeitig die Chance geben, die verabredeten To-dos, wie zum Beispiel nötige Informationen vom Chef einzuholen, noch vor eurem Telefonat zu erledigen. Doch Vorsicht: Übertreibe es nicht mit den Erinnerungen. Wenn du ein Telefonat in dieser Woche für diese Woche vereinbarst, reicht eine Erinnerung eine Stunde vor eurem Telefonat. Für alle Termine, egal ob Telefon- oder Präsenztermine, kannst du eine Erinnerung einen Tag vorher und eine Stunde vorher einstellen. Das sollte genug Zeit sein, um entsprechende Vorbereitungen zu erledigen.  

 

Schritt 7: Was gehört in den Beschreibungstext einer Termineinladung

Im Beschreibungstext deines Termins hast du viele gute Möglichkeiten, sowohl deinen Termin als auch die Teilnehmer bestmöglich vorzubereiten und über die Inhalte und To-dos zu informieren. Schreibe deinen Beschreibungstext wie eine E-Mail. Achte jedoch darauf, ihn so zu formulieren, dass dein Text Bezug auf den bevorstehenden Termin und nicht auf das in der Vergangenheit liegende Telefonat zur Vorbereitung nimmt.

Folgendes Schema hat sich bei mir bewährt:

• Begrüßung
• Grund für den Termin
• Wer bereitet was vor
• Agenda
• Was soll das Ergebnis des Termins sein
• Organisatorisches
• Signatur

******************************************************************
Hallo Herr Kunde,
in unserem Telefonat spreche ich gerne mit Ihnen über die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit.

Folgende Themen bereite ich für uns vor:

• [Thema 1]
• [Thema 2]
• [Thema 3]

Ich freue mich auf unser Gespräch.

Beste Grüße

[Best Seller]

—

[Best Seller]

[Funktion]

[Telefon +49 1234 56789-123]

[Mobil +49 123 123456789]

[E-Mail name@firma.de]

[Firma und rechtliche Hinweise]

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Wenn du zu einem Meeting in deinen Räumen einlädst, gehören eine genaue Weg- oder besser eine Parkplatz- und “Wie findet dich dein Kunde”-beschreibung in die Terminbeschreibung.

Bei Telefonkonferenzen solltest du die Einwahl-Telefonnummer samt PIN-Nummer und bei Bedarf auch ein Videokonferenz-Link mit der entsprechenden Installations- oder Startanleitung in deinen Text einfügen.  

 

Schritt 8: Wie und welche Gäste lade ich zum Termin ein

Gäste zu deinem Termin lädst du mit deren E-Mail-Adresse ein. Das Schöne daran ist, wenn du im Vorfeld deinen Gesprächspartner fragst, wer von seiner Seite noch am Termin teilnimmt, hat das direkt mehrere Vorteile. Erstens, du lernst so das Buying-Center kennen und bringst deinen Kunden überhaupt auf die Idee, weitere Personen einzuladen.

Zweitens: Wenn du nach den Verantwortlichkeiten der anderen Teilnehmern fragst, bekommst du weitere wichtige Informationen über deinen Kunden.

Drittens: Die Anzahl der Teilnehmer auf Kundenseite gibt auch ein Hinweis darauf, wie ernst deinem potenziellen Kunden euer Termin und das Thema ist. Wenn es bei deinen Produkten oder Dienstleistungen um “größere Anschaffungen” geht, beispielsweise Maschinen, Software oder andere Anlagegüter, werden diese in den meisten Fällen nicht nur von einer Person entschieden. Lasse also ausreichend Skepsis walten, wenn dir eine One-Man-Show begegnet.

Hier noch ein Tipp für dich, wenn du Gäste zu einem Termin einlädst, die noch nichts von ihrem Glück wissen. Formuliere deinen Beschreibungstext entsprechend. Hole Sie ab. Verwende Formulierungen wie: “ … Wie mit [Frau Ansprechpartnerin] abgestimmt, lade ich Sie gerne zu unserem Meeting ein. …” Folgende Themen bereite ich für uns vor:

• [Thema 1]
• [Thema 2]
• [Thema 3]

Never walk alone

Auch von deiner Seite aus kann es sein, dass du nicht alleine zu einem Termin fährst. Ich empfehle es sogar dringend. Auch hier ergeben sich wieder mehrere Vorteile. Erstens: Du signalisierst deine Ernsthaftigkeit, wenn du entsprechende Fachleute mitbringst. So kannst du mit dem Kunden wichtige (fachliche) Details abstimmen. Zweitens: Vier Augen und Ohren sehen und hören mehr als zwei. Ich habe es schon oft erlebt, dass sich ein Kollege Details gemerkt hat, die ich im Gespräch nicht wahrgenommen habe. Oder der Kunde hat Kaufsignale gesendet, die an meinem Kollegen komplett vorbeigegangen sind. Das ist nicht nur für die Nachbereitung eines Termin wichtig sondern vor allem im Termin. Fragen zu deinem Produkt könnt ihr zu zweit wesentlich besser verstehen und beantworten.

Wenn ihr jedoch zu dritt oder mehr an einem Termin teilnehmt, muss der Grund, warum mehr als zwei Personen von Auftragnehmerseite mitkommen, klar gegeben sein. Wichtig ist auch das Gleichgewicht zwischen der Anzahl der Personen von Kunde zu Dienstleister. Versuche nicht in Überzahl aufzulaufen. In manchen Situationen ergibt das zwar Sinn, oder lässt sich nicht vermeiden, aber überlege ob der Sinnhaftigkeit von weiteren Teilnehmern von deiner Seite.   

 Auch hierbei ist es wichtig, die weiteren Teilnehmer von deiner Seite entsprechend im Beschreibungstext deiner Termineinladung anzukündigen und den Grund für die Teilnahme zu nennen.

 

Schritt 9: Was ist bei der Raumbuchung zu beachten

Wenn dich dein Kunde zu sich in die Räumlichkeiten einlädt, ist es wichtig die von dir benötigte Infrastruktur zu klären. Was benötigst du für deinen Termin? Ist es WLAN und ein Beamer? Willst du Videos mit Ton abspielen? Entsprechende Lautsprecher solltest du mitbringen. Diesen Allround-Lautsprecher kann ich dir empfehlen, den Jabra 510 (affiliate-Link).

Wenn du zum Termin in deinen oder euren Räumen lädst, stelle sicher, dass der Raum auch verfügbar ist, mit der benötigten Technik ausgestattet ist und für Getränke und Snacks gesorgt ist.   

 

Schritt 10: Einladung versenden

Hast du an alle(s) gedacht? Überprüfe noch einmal alle Details deines Termins. Hier findest du eine Checkliste, mit der du alle wichtigen Punkte für deine Termineinladung vor dem Versenden noch einmal prüfen kannst. Und dann klicke auf “senden”!

 

Schritt 11: E-Mail vor dem Termin senden

In deiner Termineinladung solltest du alles Wichtige schon gesagt haben, um alle Beteiligten “abzuholen”. Doch es spricht nichts gegen eine terminvorbereitende E-Mail. Vor allem, wenn dein Termin vor mehr als zwei Wochen verabredet wurde. Dadurch stellst du deine Gäste oder Teilnehmer gedanklich schon auf deinen Termin ein. Vor deinem Termin deinen Terminteilnehmern noch Daten zukommen zu lassen, die für den Termin wichtig sind, ist auch ein willkommener Anlass, sie anzuschreiben und so an den Termin zu erinnern oder einen Spannungsbogen aufzubauen. Vermeide es jedoch, die Präsentation die du vor hast zu zeigen im Vorfeld zu senden. Wenn es nicht ausdrücklich gewünscht ist.

Hier ein Muster für eine Termin-E-Mail:

Kurz vorab: Bei bis zu drei Teilnehmern benenne ich immer alle persönlich. Die direkte Ansprache ist einerseits netter und erhöht andererseits die Chance, dass deine Mail auch gelesen wird.  

Hallo Herr [Teilnehmer 1],
hallo Frau [Teilnehmer 2],
hallo Herr [Teilnehmer 3],  

in Vorbereitung auf unser Meeting am Donnerstag zum [Thema ABC] melde ich mich heute kurz bei Ihnen, um etwaige Anpassungswünsche zur Agenda zu erfragen.

Gerne bringen wir als Ergänzung das spannende aktuelle Thema [XYZ, das gerade in der Presse ist oder anderweitig “trended”] mit.”

Im Anhang finden Sie die Daten/Auswertung/Tabelle etc. zu [wichtig oder sehr interessant für Ihre Vorbereitung].

Um mit Ihnen in unserem Treffen ins weiter Detail gehen zu können, werde ich folgende Fragen an Sie mitbringen:

• [Frage]
• [Frage]
• [Frage]

Wir freuen uns, Sie persönlich zu treffen.

Bis Donnerstag, um [XX:XX Uhr] bei Ihnen in [Stadt].

Beste Grüße
[Best Seller]

[Signatur]

Extrathema: Mehrere Einladungen zur Terminfindung senden

Es kommt nicht selten vor, dass dein Ansprechpartner noch weitere Personen zu eurem Termin hinzuziehen möchte, aber noch deren Commitment und Verfügbarkeit einholen möchte. “Siehe auch Schritt 8: Wie und welche Gäste lade ich zum Termin ein”

Hierzu eignen sich Termin-Blocker am besten. Wenn dein Kunde sagt, dass er gerne noch den ein oder anderen Kollegen fragen möchte, am Meeting teilzunehmen, aber noch nicht sagen kann, wann es bei denen passt, unterbreite den Vorschlag, jetzt 2-3 mögliche Terminslots mit ihm zu vereinbaren. Dazu sendest du ihm schon mal Termin-Blocker und er kann dann, nach Klärung mit den Kollegen, einfach den Termineintrag zusagen, der für alle passt. Versuche an dieser Stelle schon herauszufinden, wen er gerne mit im Termin dabei haben möchte – möglichst mit Namen.

Achte nach der Bestätigung des Termin darauf, dass dein Kunde auch die E-Mail-Adressen seiner Kollegen in den Termin einträgt und sie somit auch einlädt. Wenn die weiteren Teilnehmer ergänzt sind, kann du deinen Termin so wie oben beschrieben aufsetzen.

Wenn dein Kunde es jedoch versäumt, seine Kollegen in deinen Kalendereintrag hinzuzufügen, frag ihn kurzerhand per Telefon oder E-Mail nach den E-Mail-Adressen, damit du sie auch zum Termin einladen kannst und sie alle Informationen (die du in die Terminbeschreibung schreibst) auch erhalten.

Hier ein Beispiel für Titel für Blocker-Termine. Wenn du die Titel nummerierst, fällt es dir hinterher leichter, die nicht angenommenen Terminslots wiederzufinden und zu löschen:

Betreff: BLOCKER 1/3 Treffen zu [Thema]

Hallo Herr [Kunde],

wie besprochen sende ich Ihnen hiermit 2-3 Terminvorschläge zur Abstimmung mit Ihren Kollegen. Bitte nehmen Sie den Termin an, der für alle am besten passt und ich kümmere mich um alles Weitere.

Grüße

[Best Seller]