Was mache ich als nächstes? Wen rufe ich an? Welche Mail muss heute noch raus? Habe ich das Angebot schon an den Kunden gesendet? Was habe ich sonst noch zu tun? Wenn du dich als Vertriebler organisieren möchtest, ist diese Anleitung genau richtig für dich. Nur wer seinen Tag und seine Woche gut plant, kann Vollgas geben und sich aufs Doing konzentrieren.  

Erstelle einen detaillierten Wochenplan

Hier stelle ich dir vor, wie du deine Woche planst und was es dabei zu beachten gibt. Die Methoden habe ich übrigens aus dem Buch “Getting Thing Done” (GTD) oder “Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag.” von David Allen (affiliate-Link), aus der allgemeinen SCRUM-Lehre und Kanban heraus entwickelt. Jetzt aber zur Sache.

Der richtige Zeitpunkt für die Wochenplanung

Meine Empfehlung: Erledige den Wochenplan freitags als letzte Amtshandlung, das rundet deine Woche ab. Erinnerungen an Gesagtes oder Geschriebenes mit dem Kunden sind noch frisch und du kannst entspannt ins Wochenende gehen. Wenn du am Montag wieder ins Büro kommst, kannst du direkt loslegen.

Aufgaben definieren

Zunächst ist es wichtig, sich nur so viele Aufgaben aufzuerlegen, die auch wirklich realistisch zu schaffen sind. Es tut gut, wenn man jeden Tag Aufgaben “abstreichen” kann und am Ende der Woche alles erledigt ist. In den Wochenplan kommen Aufgaben, die an die zuvor definierten Gesamt- oder Jahreszielen ausgerichtet sind. Für mich hat es sich bewährt, mir 20 Verkaufschancen in einer Woche vorzunehmen. Unterteile diese in “Muss-erledigt-werden”, “Sollte-erledigt-werden” und “Könnte-erledigt-werden”. Wie jede dieser Kategorien genauer definiert ist, erfährst du im Artikel “Umgang mit Interessenten” (Verlinkung folgt). Nehmen wir mal an, du beginnst gerade erst, Vertrieb zu machen und hast noch keine konkreten Verkaufschancen, dann hast du dir mit Hilfe des Artikels “Ansprechpartner ermitteln” (Verlinkung folgt) zumindest die ersten potenziellen Kunden für deine erste Woche zurechtgelegt. Wenn du 20 zusammen hast, kann es losgehen. Nach einiger Zeit füllt sich deine Woche von ganz alleine und deine Wiedervorlage vom letzten Kontakt mit dem Kunden gibt vor, wann und wie er das nächste Mal kontaktiert werden soll. Und wenn du am Ende der Arbeit noch Woche übrig hast, dann fallen dir bestimmt weitere Kontakte ein, die für deine Wunschkunden arbeiten.

Eine Vorlage für einen Wochenplan findest du bald hier.

Nach einer gewissen Zeit hat sich dann eine positive “Routine” eingestellt. Du weißt, wieviele Kontakte du dir pro Woche vornehmen kannst und wie du sie in deinen Sales-Alltag integrierst. So könnte dein Wochenplan aussehen:

Wiedervorlagen: 12
Neukontakte: 5
Verlorene Chancen (älter 6 Monate): 3 

Der perfekte Tagesplan

Das eine sind die geplanten Aufgaben aus dem Wochenplan, das andere Aufgaben, die erst während der Arbeit mit den Kunden bzw. Verkaufschancen entstehen oder spontan per E-Mail oder Telefon hereinkommen. Hier geht es darum, konzentriert zu bleiben und sich auf seinen Tag zu fokussieren. Damit du den Überblick und die Konzentration behältst, empfehle ich die Methoden von GTD – Getting Things Done. Setze dich hin und mache eine Liste. Ich nutze zum Beispiel ein Arbeitsbuch (DIN A4), einen Kugelschreiber und Textmarker, um meinen Tag zu planen. Natürlich gibt es zahlreiche gute CRM-Systeme, Microsoft OneNote oder Apps fürs Handy, mit denen sich Aufgaben sehr gut verwalten lassen, aber für mich persönlich geht nichts über eine handgeschriebene ToDo-Liste vor mir auf dem Schreibtisch. Wichtig ist, dass du die Methode findest, die zu dir und deiner Arbeitsweise am besten passt.

Wie sieht dein Tagesplan aus?

Jede Aufgabe muss so formuliert sein, dass sie auch zu erledigen ist. Brich´ deine Aufgaben soweit runter, dass du sie an einem Tag erledigen kannst. Verwende für jede Aufgabe eine eigene Zeile und lasse vorne etwas Platz zum Abhaken. Bestimmt kannst du schon jetzt deine Aufgaben in einige wenige Kategorien zusammenfassen. Bei mir sind das die Kategorien Anruf, Mail, Termin, Angebot, WV (Wiedervorlage). Ich beginne eine Aufgabenzeile mit der Art der Tätigkeit, gefolgt vom Kunden- oder Kontaktnamen und einer kurzen Spezifikation der Aufgabe. Zum Beispiel: [Anruf, Firma Beckstein, Herr Benedict, über nächste Schritte sprechen]. Formulierungen wie: [Kunde XY, Produkt 4711 verkaufen] funktionieren nicht, da zu unspezifisch und “verkaufen” nicht mal eben an einem Tag zu erledigen ist.

Zusätzlich markiere ich mir mit einem pinken oder orangenen Textmarker die Aufgaben, die ich unbedingt heute erledigen muss – vorher kann ich nicht Feierabend machen. So diszipliniere ich mich selbst und stelle sicher, dass ich To-Dos nicht aufschiebe. Wenn ich einem Kunden ein Angebot für diesen Tag versprochen habe, bekommt er es auch an diesem Tag. Diese “unaufschiebbare” Aufgabe ist pink markiert. Einen gelben Textmarker nutze ich, um Telefonate zu kennzeichnen.

Ich habe dir hier ein Beispiel meines Tagesplans mitgebracht:

Arbeiten mit dem Tagesplan

Ich erstelle morgens immer als allererstes meinen Tagesplan. Dazu nehme ich mir den Plan von gestern und schaue mir Aufgabe für Aufgabe noch einmal an – auch die bereits erledigten.

Wenn die Aufgabe wirklich erledigt ist, ich sie also gegebenenfalls in meinem CRM oder wo auch immer dokumentiert habe (siehe Artikel Chancen pflegen, Link folgt), dann habe ich sie schon am Vortag abgehakt und sogar durchgestrichen. Erledigte Aufgaben hakst oder kreuzt du am besten direkt nach ihrer Erledigung ab. Aufgaben, die ich nicht mehr geschafft habe zu erledigen, streiche ich durch und mache am Ende der Zeile aus der Linie einen Pfeil. Das bedeutet für mich, diese Aufgabe habe ich geschoben.

Auf einer neuen Seite schreibe ich oben das Datum des aktuellen Tages und beginne mit den zuvor geschobenen Aufgaben. Wenn noch genügend Platz auf der aktuellen Seite meines Arbeitsbuches ist, ziehe ich eine dicke Linie als Trennzeichen für einen neuen Tag und beginne dort. Danach ergänze ich die Liste um Aufgaben, die heute zu erledigen sind. Meist entnehme ich diese aus dem CRM, denn hier finde ich Wiedervorlagen mit den Aufgaben oder Chancen, die für den aktuellen Tag anstehen. Damit fülle ich die Liste meines Tagesplans auf. Es gibt auch Aufgaben, die mit Kunden oder potenziellen Kunden nichts zu tun haben, wie zum Beispiel “die Präsentationsvorlage überarbeiten” oder eine “Reiseabrechnung” oder “nächste Zielkunden definieren”. Wenn diese Aufgaben nicht unbedingt erledigt werden müssen, versuche ich sie von meiner Liste fernzuhalten und mich nur auf den Vertrieb zu konzentrieren. Wichtige “Non-Sales”-Aufgaben markiere ich mit einem blauen Textmarker (Blau ist für mich die Orga-Farbe). Nun ist dein Tag geplant und es kann losgehen. Schnapp dir die erste Aufgabe!

Während du deine geplanten Aufgaben nach und nach abarbeitest, entstehen neue Aufgaben. Ein Kunde, mit dem du gerade noch telefoniert hast, möchte ein Angebot von dir. Oder es gilt, eine Terminvereinbarung zu versenden. Du erfährst einen neuen Kontakt durch das Gespräch, der ins CRM aufgenommen werden soll, oder oder oder. Nimm diese neuen Aufgaben sofort in deinen Tagesplan auf. Schreibe sie einfach unten auf die Liste oder auf die nächste Seite. Halte dort alles fest, was dir in den Kopf kommt. Hierbei geht es darum, die zu erfüllenden Aufgaben sofort aufzuschreiben, damit sie nicht verloren gehen. Die neuen Aufgaben kannst du entweder am Ende des Tages oder mit Erstellung des neuen Plans am nächsten Tag terminieren – denn nicht jede Aufgabe muss sofort heute oder morgen erledigt werden.

Tipp: Häufig brauchst du mehr als eine Seite für deinen Tagesplan. Ich empfehle dir daher, deinen Tagesplan mit karierten Seiten und nicht mit A4-Tageskalendern zu erstellen. So kannst du deinen Verkaufs-Tag flexibel planen und wirst nicht durch eine vorgegebene Kalenderstruktur “eingeengt”.

Reports aus den alten Tagesplänen anlegen

In regelmäßigen Abständen, für mich hat sich wöchentlich und monatlich bewährt, kannst du einen Report aus deinen erledigten Aufgaben generieren. Auch hierzu nutze ich ein Arbeitsbuch, allerdings ein separates. Denn in das Reportbuch kommen nur die Highlights der vergangenen Woche beziehungsweise des vergangenen Monats. Um dir einen Denkanstoß zu geben, wie du die Erfolge ermittelst, stelle dir bei jeder erledigten Aufgabe die Frage: “Würde ich davon jemandem erzählen, wenn ich gefragt würde: ´Und, wie war deine Woche?´ Oder: ´Was hast du diese Woche erreicht?´ Wenn die Aufgabe lautete: [Anruf, Firma Mayershagen, Einkaufsleiter Herr Richards, Erstkontakt und Bedarfsermittlung], du Herrn Richards sowohl erreicht, als auch sein Interesse geweckt hast und er ein Angebot oder einen Termin möchte, dann wäre das ein Eintrag für den Wochenreport. Es gibt auch Dinge, die in deinen Report kommen, auch wenn sie nicht direkt aus einer aktuellen Wochen-Aufgabe resultieren: wenn ein Kunde beispielsweise einen Auftrag erteilt. Dann ab in den Report damit. Das Gleiche machst du am Ende eines Monats und hältst damit noch einmal deine Erfolgserlebnisse fest. So gehst du motiviert und zufrieden in den neuen Monat!